第4章办公动化管理系统的总体设计4.1系统的设计原则办公自动化管理系统是面向用户的管理系统，根据高校当前的实际情况，以客户为中心，使用先进设备的计算机理论技术，严苛论证分析，明确提出了系统设计的基本原则。(1)系统简单不易操作者。由于行政办公人员的计算机技术水平良莠不齐，办公自动化管理系统的设计必需以更容易用于，操作者便利为前提。(2)先进设备的管理理念。

随着全民教育的大大提升和发展，我国高校的行政办公的管理方式也由最初的经验管理改变为现在的科学管理，因此更为必须先进设备的管理系统，利用先进设备的管理方式，构建规范的管理流程，借以来提高教职工的办公效率。(3)安全性。因高校享有大量的科研项目，这就必须办公自动化管理系统有很高的安全性和保密性，确保文档资料和工作内容的安全性。

因此，要保证数据的安全性保密性，就要对软件设计明确提出更高的拒绝。(4)系统可拓展。

因高校的财政水平受限，对软件的投放也比较较较少，但业务是在大大的发展的，这就必须软件能有较好的和可兼容性。(5)稳定性。

系统设计时要尽量的考虑到所有有可能经常出现和遇上的问题和故障，保证软件在今后的用于中需要较好有效地的运营。4.2办公管理系统的设计目标在河北建材职业技术学院构成一个以网络环境为基础、计算机技术为辅助、信息集成化的办公平台是本文办公自动化管理系统的主要目标。将现阶段传统的纸质化办公方式改变为智能化的办公方式，构建无纸化办公，提升管理和办公绩效。

该系统的主要目标是：(1)创立一套周全、完备规范的办公自动化管理系统的管理模式，将传统的人工办公方式改变为智能化办公模式，规范办公制度，提升工作绩效，从而提升高校的综合实力。(2)须要构建的功能有用户管理，信息公布、审核光阴、资源共享、业务处置等功能。享有友好关系的用户网页界面，软件性能平稳便于操作者。

还要更进一步的考虑到数据库的安全性，数据信息的校验性，减少数据存储空间，合理区分功能模块，设计出有一套便利高效的办公自动化软件。(3)利用先进设备的计算机技术，融合河北建材职业技术学院的自身特点和管理理念，创建一套全面规范可扩展的办公自动化管理平台，将学院的各个办公流程集沦为一个规范化的体系，确保高校行政办公的高效运营。4.3办公管理系统的权限设计(1)权限组设置：为确保用户的有所不同用于权限，就拒绝把每个用户设置到有所不同的权限组中，可由管理员设置每个权限组的权限范围。(2)的组织机构设置：使用树形结构来设置学院的各个部门功能，可批量引入部门结构，也可自定义部门结构，可批量引入或自定义部门领导和明确成员，各部门的领导和成员享有有所不同的用于权限，也可以自定义权限范围构成权限组。

(3)用户帐号设计：可以批量引入账号，也可以新建教工账号，可展开密码重置，可改动各个部门的人员的权限组。(4)岗位设置：按照学院的部门职能，创建层状结构，该方式可用于在在审核光阴和发送文管理模块中，通过制订好的办公流程展开办公，防止了因某个人而中断流程的情形。(5)系统日志：系统日志的功用为，具备适当权限的管理员和领导，可以随时查阅个人或者某人的系统用于情况，可记录户用于的ip地址在何时登岸和解散，及其所展开的所有的功能操作者。

(6)管理员设置：在这里只有管理员享有基础数据确保的权限，需要设置单位名称、设置单位格言、内部IP地址段原作、管理员对通报、新闻、公告、消息等的处置功能、可以设置信息审核人员和审核方式、如果关上审核模式，用户信息发送到后，信息将首先被送完审核者一处，审核通过以后，信息才能被公布。有些不必须审核的功能，管理员可重开适当功能的审核功能，可实行即时公布。4.4办公自动化管理系统各个功能模块的设计4.4.1信息公布模块(1)公告：具备涉及权限的用户可将各种类型的公告发送给登录的用户，为确保用户能接到最重要公告，发送到人员可选择设置自动恢复功能，用户查阅其发送到和接到的所有公告，，发送到人员可选择否拒绝接到回执，查阅公告的读者时间，可对公告发送到制订审核流程，审核通过后才能发送到公告。

(2)新闻：具备涉及权限的用户发送到各种类型的新闻给登录的用户，这些用户可对其接到的新闻随时查阅。用户可对接到的新闻展开评论，发送到人员可选择否拒绝接到回执，查阅新闻的读者时间，可对新闻发送到制订审核流程，审核通过后才能发布新闻。

(3)通报：具备涉及权限的用户发送到通报给登录的用户，这些用户可查阅其发送到和接到的所有通报，需要副本所须要通报，通报可设置为信短形式收到，发送到人员可选择否拒绝接到回执，查阅通报的读者时间，可对通报发送到制订审核流程，审核通过后才能发送到。4.4.2公共资源共享模块(1)档案管理：档案模块主要存放在的是学院档案，包括档案类目、档案管理、档案阅览和阅览审核的功能。单位可通过档案分类存放在，原作档案的保密级别，当有工作人员必须阅览时，必须有涉及权限的用户展开审核，审核通过后才需要阅览该档案。

(2)实用工具：火车时刻、飞机航班、邮编、电话区号及国际时间等一些常用功能，这些功能只不过是一些涉及的链接，享有联网客户端可随时用于。4.4.3审核光阴模块用户首先寻找申请人模板，将填上好的申请人发送给审核人员，审核者可在办公系统中标明审核意见，砖墙亲笔签名或公章。当申请人必须多人审核时，根据既定流程，下一级审核已完成后自动并转平等主义一级审核者一处，审核流程可以使用流程模板也可由申请者自行原作。审核模板可根据单位市场需求展开统一原作，规定模板用于权限和改动权限。

审核不通过者可以撤回，一层一层的回到到申请人处。申请人可随时查阅审核状态和审核阶段，可对申请人展开催办，确保审核的时效性。

4.4.4发送文管理模块(1)发文管理。发件人自由选择文件模板草拟公文，根据既定的审核流程，将公文发送给适当人员展开审核，在经过审查，审核，会签、发给、编辑等工作后，有涉及权限的管理人员再行展开发文注册、编号、套头，盖章，这才能构成有效地公文，才需要派发给登录的用户。发送到已完成后对其展开文档处置。当公文必须多人审核时，根据既定流程，下一级审核已完成后自动并转平等主义一级审核者一处。

审核不通过可以撤回，一层一层的回到到发起人处。(2)收文管理。当公文发送到已完成后，涉及人员必须对其分类注册副本，有自动和手动两种文档方式。

4.4.5任务管理模块任务管理构建了办公的高效性，享有完全相同任务的成员可在任务组中展开信息沟通和信息分享，任务的管理者可以随时查阅任务工程进度，随时找到和理解问题，对现有任务展开调整，提高员工的继续执行能力。明确功能还包括：任务桌面、批量任务、我的任务、任务查找、任务总办、任务管理设置。4.4.6网上交流模块论坛是一个信息公布系统，每个用户都可以在上面书写，可公布信息或明确提出观点。

为便利用户的用于，论坛的操作者与目前网上风行的论坛的操作者基本相同。论坛的版块由有涉及权限者设置，一般是由系统的管理员来已完成。设置板块版主确保版块的全部内容，所有用户都需要发新张贴或恢复，上载附件图片等。

论坛为单位员工获取了一个交流空间，在这里他们可以交流思想，辩论问题，构建言论自由公平，也是搜集意见，解决问题的有效地场所。4.4.7个人办公管理模块(1)短消息：用户可以向登录人员或部门发送到消息，发送到消息时可附带文件同时发送到。(2)文件传送：与短消息类似于，可以向登录人员或部门发送到文件，做文件的较慢传送。(3)个人文件柜：作为网上的文件柜，用户可以将自己的文档上传遍此处并分类留存。

在读者各类新闻、通报、公告、消息及文件时，也可以将附件留存必要留存到此处。(4)电子邮件：创建自己的邮件中心，便利的给同事或客户发送到电子邮件，避免传统信函效率较低，成本高的弊端。

反对群发。(5)手机短信：可以便利的给同事、朋友、客户等发短信，即使员工不出单位也可以维持时时交流，并创建更为密切的客户关系。

反对群发。(6)工作日程：用户可按天、周、月规划工作内容，可随时查阅各项任务的内容、工程进度和状态，便于专责工作决定，工程进度调整，继续执行程度，保证各项工作的顺利完成。(7)工作日记：用户可在该模块功能中记录当日的工作内容，便于日后查阅和工作总结，工作日记可以给定留存。

(8)工作计划：作出本周、本月、本季度或本年等的工作计划，任务目标等，在目标的指导下积极开展工作。(9)个人考勤：还包括下班注册、出外注册、休假注册、公干注册、个人考勤查找等内容。

下班注册相等于网上结帐，既便利又避免作假。在个人办公中的“今日出外人员”可以便利用户查找当日员工出外情况。(10)通讯录：还包括单位通讯录、个人通讯录和公共通讯录。

用户可以创立属于自己的名片信息，对同事、朋友、客户、关联单位、政府机关等处的联系人资料分类记录、查找、管理。也便于单位记录业务人员的客户资料，在其辞职时防止客户萎缩。4.5本章小结本章主要讲解了办公自动化管理系统的总体设计，针对上一章的系统分析，得出系统的设计原则、设计目标及设计权限。设计了办公自动化系统的各个功能模块的起到，详尽讲解了各个功能模块的功能。

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